12 ferramentas de comunicação que você precisa conhecer

Se tem algo que pode ajudar uma empresa a crescer (ou afundar) é a comunicação. Parece mentira, mas não é.

Você já tentou passar uma informação importante para a equipe e, no final, ninguém entendeu direito? 

Ou então, mandou um e-mail detalhado e, no dia seguinte, alguém perguntou exatamente o que estava escrito lá?

Pois é, esses são só alguns dos desafios da comunicação empresarial.

Isso porque a tecnologia trouxe muitas facilidades, mas também aumentou o volume de informações circulando dentro das empresas.

E aí começam os problemas: excesso de mensagens, falhas na transmissão, ruído entre os setores, falta de alinhamento e até dificuldades para medir o impacto da comunicação. 

No meio disso tudo, como garantir que a informação certa chegue à pessoa certa, no momento certo?

Neste artigo, vou te mostrar 12 ferramentas de comunicação empresarial, sendo cinco para comunicação interna.

Ferramentas para comunicação empresarial (externa e interna)

Os desafios da comunicação dentro de uma empresa são diversos:

• organizar ideias e informações (ou dados);
• planejar estratégias efetivas;
• garantir que a mensagem certa chegue corretamente (para funcionários, clientes, parceiros e fornecedores).

Por isso, contar com boas ferramentas faz toda a diferença.

Afinal de contas, sem um fluxo de informações eficiente, os processos ficam bagunçados, e a produtividade cai.

Antes de apresentar as ferramentas é importante dizer que a comunicação vai muito além de trocas de mensagens. Ela passa por organização de dados eficiente e estratégias para atingir o seu público-alvo. 

Por isso, se você quer melhorá-la em seu negócio, conheça algumas delas:

Mindmeister

Se você precisa organizar ideias, estruturar projetos ou até mesmo fazer brainstorming com a equipe, o Mindmeister é uma boa opção.

Ele permite criar mapas mentais interativos, ajudando a visualizar informações de forma clara e organizada.

Com essa ferramenta, você pode compartilhar os mapas mentais com a equipe e colaborar em tempo real.

O Mindmeister tem versão gratuita, mas alguns recursos mais avançados só estão disponíveis nos planos pagos.

Evernote

Sabe quando você tem muitas ideias, mas anota cada uma em um lugar diferente e depois não encontra nada? O Evernote resolve esse problema.

Ele funciona como um bloco de notas digital, onde você pode armazenar textos, imagens, áudios e até anexos.

Por exemplo, se você está preparando um relatório e encontra um artigo interessante, pode salvar no Evernote e acessá-lo depois, sem medo de perder.

Além disso, a ferramenta tem um ótimo sistema de organização por tags e categorias, facilitando a busca de informações.

Com versões gratuitas e pagas, ele é uma boa escolha para quem quer manter as informações organizadas.

Cortex PR

O Cortex PR ajuda a monitorar menções da marca na mídia, analisar a reputação online e planejar estratégias de comunicação com base em dados reais.

Ele também é uma ferramenta go-to-Market (GTM). O GTM é uma estratégia de negócios que envolve o lançamento, a promoção e a venda de produtos/serviços.

A ferramenta é paga, mas vale o investimento para quem quer melhorar a comunicação com o público e tomar decisões baseadas em dados.

Matriz de Riscos

Para manter uma comunicação eficiente, precisamos de informações e dados. Correto?

Além disso, toda empresa enfrenta riscos, mas identificá-los e saber como lidar com eles é essencial para evitar problemas.

A Matriz de Riscos é uma ferramenta que ajuda a mapear ameaças e definir estratégias para minimizá-las.

Por exemplo, imagine que a sua empresa está lançando um novo produto e há o risco de críticas negativas nas redes sociais

Com a Matriz de Riscos, você pode antecipar esse problema, definir um plano de ação e evitar crises de comunicação.

Existem várias ferramentas online que ajudam a criar uma matriz de riscos, como o Lucidchart e o Miro, por exemplo.

RD Station

A comunicação também passa por estratégias para ser mais efetiva. 

Dessa forma, se a sua empresa investe em marketing digital, o RD Station pode ser um grande aliado.

Ele ajuda a automatizar campanhas, nutrir leads e analisar métricas para otimizar a comunicação com os clientes.

A ferramenta é paga, mas oferece diversos planos que se adaptam ao tamanho e às necessidades da sua empresa.

Hospedagem e e-mail na Task

Manter um site rápido e seguro é essencial para garantir uma boa comunicação com o público. A hospedagem de site da Task  é otimizada e oferece alto desempenho e proteção contra ataques cibernéticos.

Se você tem um blog corporativo ou um site institucional, a Task pode ajudar a melhorar a velocidade de carregamento e evitar quedas, garantindo uma experiência melhor para os visitantes.

Além disso, para comunicação eficiente e segura, é essencial ter um e-mail corporativo. Com ele, sua empresa passa mais credibilidade para conversar com clientes, fornecedores e parceiros. 

Pegabot

Hoje em dia, fake news e bots podem prejudicar a imagem de uma empresa. O Pegabot é uma ferramenta gratuita que ajuda a identificar se um perfil no Twitter é um bot ou uma conta real.

Imagine que sua empresa está recebendo muitas críticas no Twitter e você suspeita que sejam ataques coordenados.

O Pegabot analisa esses perfis e indica se são automatizados, ajudando a separar críticas legítimas de ações manipuladas.

Isso é essencial para evitar crises e manter uma comunicação transparente e eficiente com o público.

Ferramentas para melhorar a comunicação interna entre colaboradores

Em qualquer empresa, a comunicação interna precisa ser bem estruturada.

Se os colaboradores não conseguem trocar informações de forma rápida e eficiente, os processos tendem a ficar travados, as tarefas podem demorar mais e o ambiente de trabalho pode se tornar confuso.

Para evitar tantos problemas, algumas ferramentas ajudam a manter tudo organizado e ágil. Confira as principais:

Merx

O Merx é uma ferramenta que agrega comunicação externa e interna. Para colaboradores, ela facilita a troca de informações e mensagens. 

Com o feed de notícias, a equipe consegue postar informações, dados e comunicados importantes para todos da empresa.

Com o Chat Interno, é possível conversar em tempo real com outro funcionário ou até mandar mensagens em grupo. 

O Merx também tem ferramentas de comunicação externa como mini site, chat com cliente, e-mail corporativo e formulário de contato. 

Trello

Se você quer organizar tarefas e melhorar a comunicação com a equipe, o Trello é uma boa escolha.

Ele funciona como um quadro virtual, onde você pode criar listas, adicionar tarefas e acompanhar o progresso de cada atividade.

A ferramenta tem versão gratuita e paga, sendo uma ótima opção para equipes de qualquer tamanho.

Slack

O Slack é uma das plataformas de comunicação  que permite criar canais para diferentes departamentos ou projetos, enviar mensagens diretas e compartilhar arquivos.

Microsoft Teams

O Microsoft Teams é ideal para empresas que já utilizam o ecossistema Microsoft, pois integra-se perfeitamente ao Outlook, SharePoint e OneDrive.

Além do chat e da organização de grupos, o Teams permite chamadas de vídeo, compartilhamento de tela e edição colaborativa de documentos.

Se sua equipe precisa fazer reuniões frequentes, essa ferramenta pode ser uma ótima opção.

Zoom

Embora seja mais conhecido para videoconferências, o Zoom também pode ser usado para comunicação interna, especialmente para empresas que adotam o modelo remoto ou híbrido.

Com ele, é possível agendar reuniões, criar salas de bate-papo e até organizar webinars internos para treinamento de funcionários. 

O que é comunicação empresarial?

A comunicação empresarial é o que faz sua empresa funcionar bem. Sem ela, as mensagens se perdem, os processos travam e os clientes ficam confusos. 

Então, se você quer que sua empresa cresça e tenha um ambiente organizado, precisa investir na forma como as informações circulam.

Ela acontece tanto dentro quanto fora da empresa: 

• Internamente – garante que sua equipe esteja alinhada, evitando retrabalho e mal-entendidos.
• Externamente – ajuda a construir a imagem da marca e a se conectar com o público.

Sendo assim, entender como ela funciona pode fazer toda a diferença nos seus resultados.

A importância de ter domínio sobre os dados

Se você não entende, não domina e/ou não organiza os dados e informações sobre o seu negócio, está tomando decisões no escuro e isso pode ser um grande problema.

Afinal, como você sabe se sua estratégia de comunicação está funcionando? Como identifica falhas na troca de informações entre sua equipe?

Ou ainda, como descobre se seus clientes realmente entendem sua marca? Sem dados organizados, tudo vira achismo. E isso não gera resultados.

Sendo assim, se você quer melhorar a comunicação da sua empresa, precisa acompanhar e interpretar os dados corretamente.

Isso significa analisar métricas, entender o que funciona e corrigir o que está dando errado. Com isso, você pode otimizar processos, evitar ruídos de comunicação e garantir que sua mensagem chegue às pessoas certas, da maneira certa.

Quais os principais desafios da era dos dados

Se tem uma coisa que nunca foi tão valiosa quanto agora, é a informação.

Hoje, você tem acesso a uma quantidade absurda de dados sobre clientes, processos e desempenho da sua empresa.

O problema é: o que fazer com tudo isso? Como transformar números e estatísticas em decisões estratégicas? Como evitar que informações importantes se percam em meio a tantas planilhas, dashboards e relatórios?

A era dos dados trouxe muitas oportunidades, mas também desafios que podem atrapalhar sua comunicação empresarial. Alguns deles:

• Excesso de informação: quando os dados mais confundem do que ajudam;
• Falta de integração entre sistemas;
• Segurança e privacidade dos dados;
• Transformar dados em ações concretas.

Como lidar com esses desafios?

Embora não exista uma resposta fechada e nem certo/errado, acredito que o caminho é usar tecnologia a seu favor.

Para isso, escolha ferramentas que simplificam a troca de informações, a análise e priorize dados realmente relevantes.

Além disso, cuide da segurança, integre seus sistemas e transforme números em ações concretas.

Dessa forma, você garante uma comunicação mais eficiente, evita ruídos e ainda melhora a tomada de decisões dentro da sua empresa. Afinal, dados bem utilizados são um dos maiores ativos do seu negócio.

Conclusão

A comunicação dentro de uma empresa pode ser o diferencial entre um time produtivo e um que não entrega resultados.

Não adianta ter uma equipe talentosa se as informações não circulam da maneira certa. E, como você viu, existem muitas ferramentas que podem ajudar nesse processo.

Sendo assim, o segredo não é apenas escolher qualquer ferramenta, mas sim a que faz sentido para sua realidade. 

Além disso, vale lembrar que nenhuma ferramenta faz milagre se a cultura de comunicação da empresa não for bem estruturada.

Isso quer dizer que não basta ter os canais certos se ninguém souber como usá-los de maneira eficiente.

Para evitar falhas, é importante definir processos, padronizar a troca de informações e garantir que todos estejam na mesma página.

Outro ponto importante é sempre medir a efetividade da comunicação. Se sua equipe continua enfrentando ruídos e retrabalho, talvez seja hora de testar novas estratégias ou até mesmo trocar as ferramentas. 

No final das contas, o objetivo é facilitar o dia a dia e garantir que as informações certas cheguem às pessoas certas.

Dessa forma, sua empresa se torna mais produtiva, os funcionários se sentem mais alinhados e os resultados aparecem naturalmente.